WAKTU pertengahan tahun biasanya digunakan oleh banyak perusahaan untuk melakukan evaluasi kinerja bisnis. Sejauh mana hal-hal yang ditetapkan di awal tahun telah tercapai menjadi topik pembicaraan yang hangat di jajaran manajemen. Demikian pula midyear review dan meeting diadakan, di mana tujuan-tujuan kemudian ditinjau ulang, ekspetasi dikomunikasikan kembali, dan strategi terkini diformulasikan.
Bagian yang tak kalah penting sesungguhnya tidak hanya terkait dengan pencapaian tujuan tetapi terkait ke aspek manusianya. Adakah kita memberikan waktu bertemu untuk mengevaluasi dan memberi umpan balik kepada tim maupun bawahan dalam mengeksekusi strategi? Apakah mereka paham betul tujuan dan prioritas utama perusahaan? Adakah mereka sadar akan proses yang menurut Anda genting untuk diperbaiki? Apakah mereka paham seberapa jauh mereka telah sesuai atau bergeser dari target? Dan, tentunya bagaimana menginspirasi mereka untuk melanjutkan perjalanan dan beradaptasi terhadap perubahan-perubahan cepat yang dipicu oleh dinamika pasar?
Umumnya kita setuju tentang pentingnya memberi umpan balik kepada bawahan atau tim. Kita tahu level urgency-nya dan merasa wajib mengkomunikasikannya. “We all need people who give us feedback. That’s how we improve” menurut Bill Gates. Namun, bagi sebagian orang, memberi umpan balik, khususnya yang bersifat negatif, bukanlah sesuatu yang menyenangkan untuk dijalani. Sebagian lagi tidak habis-habisnya mengkritik atau menyindir bawahan dan merasa “sudah” cukup memberikan umpan balik. Apapun kondisinya setiap orang memang butuh umpan balik yang jujur guna mengetahui seberapa baik kinerjanya dan seberapa jauh ia berjarak dengan ekspektasi perusahaan.
Kita mungkin sudah merasa cukup hanya dengan memaparkan kesenjangan antara yang ideal dan yang aktual baik dalam forum-forum meeting besar maupun dalam sesi tatap muka, tanpa mengecek ulang apakah orang memahami esensi dan urgency dari perubahan itu sendiri. Cara kita memberikan umpan balik pun ikut menentukan apakah orang akan menerimanya sebagai sebuah gift yang mendorong perubahan, sebuah punishment, atau cuma wadah ngomel pelampiasan frustasi. Memberi umpan balik memengaruhi keterlibatan tim dalam perubahan yang kita canangkan. Namun, bukan umpan balik yang sekedar jujur, tetapi apakah umpan balik itu akan mendorong perubahan?
Pengetahuan tentang bagaimana karyawan mempersepsi performa maupun situasi kerjanya sangat berguna dalam pemberian umpan balik. Hal itu bisa dilakukan dengan memberi kesempatan karyawan mengemukakan sudut pandangnya. Tidak saja menghargai opininya, hal itu membantu kita memahami bagaimana mengemas umpan balik kemudian. Di sinilah diperlukan kesediaaan untuk mendengar. Kemauan menyimak di tengah-tengah desakan besar untuk terus bicara adalah ujian kematangan yang layak bagi siapapun.
Menempatkan upaya perubahan dalam perspektif yang tepat di benak karyawan juga akan meningkatkan efektifitas umpan balik. Karyawan perlu memahami dampak dari kinerjanya, positif maupun negatif, terhadap organisasi. Kebiasaan, cara kerja, cara berkomunikasi, adalah aspek-aspek perilaku yang berdampak langsung terhadap pelayanan proses internal maupun eksternal. “Big picture” tentang bagaimana kinerja individu dan tim saling kait mengait dan memengaruhi organsisasi akan menambah kadar urgency dari perubahan yang Anda inginkan. Tentunya kinerja yang berdampak positif layak dipuji dan dipertahankan, sedangkan kinerja yang berdampak negatif perlu dihentikan atau diubah, karena akan memberikan pengaruh bagi orang lain, departemen lain, pada customer, dan pada akhirnya bagi keseluruhan organisasi.
Fokuslah pada fakta, bukan asumsi ataupun label. Berbicara atas dasar fakta dan data mendorong perubahan yang terfokus pada hal-hal obyektif yang berdampak langsung terhadap keberlangsungan organisasi, sementara berbicara atas dasar asumsi tak teruji ataupun label negatif tentang orang lain membuat kita bergerak hanya di seputar masa lalu yang immune terhadap perubahan. Label dan asumsi tak teruji membatasi sudut pandang kita akan kemungkinan-kemungkinan untuk berubah dan cenderung menyederhanakan masalah ke dalam hanya satu dua hal yang kita anggap selalu menjadi biang keladi. Kata-kata seperti “kamu ini memang lamban, beda dengan generasi saya dahulu” atau “Saya sudah tahu masalah organisasi kita dari dulu ya cuma kurang kerja keras saja kok”, perlu kita uji kebenarannya atas dasar data obyektif. Alih-alih menyampaikan pesan yang sarat sindiran-sindiran tajam dan memerahkan telinga, bagaimana bila kita berbicara atas dasar data dan fakta yang menginspirasi perubahan?
Pada akhirnya memberi umpan balik bertujuan untuk menghasilkan perubahan yang kita inginkan sehingga tujuan-tujuan organisasi dapat tercapai. Entah dalam konteks coaching, mentoring, midyear review maupun final performance review, memberi umpan balik dengan cara yang tepat amatlah penting nilainya.
Dimuat dalam KOMPAS, 16 Juli 2016